飲食店のワインリスト更新における課題と解決

飲食店関係者の方にとっては、ベバレッジ、特にワインリストの更新・管理を如何に早く確実に行うか、は日常のオペレーションにおいて割と大きな課題なのではないでしょうか。

ワインリストに関する業務といえば大体こんなところかと。

1. マスターデータ（基本となる元データ）の作成（項目：産地、銘柄、生産者名、仕入れ値、売値、仕入先、在庫数、保管場所・・・）
2. 仕入れ・販売時のデータ入力・更新
3. Webサイト掲載用（店舗HP、外部グルメサイト）のワインリストの作成
4. 店舗用ワインリストの作成

1と2はデータの管理、3と4は入力・管理されたデータをどういう書式で出力するかがテーマです。大きく分けてこの2つに関する課題ということになるでしょう。

2と4については、ワインの入荷・販売の都度、リアルタイムに近い形で在庫をメンテナンスできれば良いのですが、日々の業務に忙殺されてメンテナンスが遅れがちになるものです。お客様からオーダーが入って在庫を確認したら実は無かった、ということは私も何度か経験しました。1度なら良いですが、2度、3度と重なると顧客満足度を下げる大きな要因となりますので、避けたいトラブルですよね。

本来、顧客満足度を維持・確保することを前提に店舗オペレーションの優先度を考えるなら、ワインリストのメンテナンスを軽視することはできないはずなのですが・・・全ての在庫を見直すことができるのは棚卸しの時くらいでしょうから、必ず1日に1度（できれば営業終了後）、ワインリストのマスターデータをメンテナンスすることをお薦めします。

しかし、このメンテナンスをデイリーで行っても在庫数が合わなくなるトラブルが生じることがあります。

例えばExcelを使用している場合を想定すると・・・
マスターデータをメンテナンス後、それを元にして作った印刷用ファイルから印刷するという手順を取るところを面倒になり、印刷用ファイルの方だけを直接更新してしまい、ファイル毎にデータが異なる事態になってしまったという経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

また、ワインリストを複数のスタッフで更新する運用をしているケースでは、データに誤りがあった場合に誰が更新したときに誤りが生じたのかわからないという状況も発生し得ますし、自宅のPCと職場のPCの2台でデータのコピーを繰り返している間にデータの同期が取れなくなり、正確なデータを紛失してしまった方もいるかもしれません。

これらの原因は全てヒューマンエラーに因るものです。エラーが起きないように神経を遣うことも必要ですがヒューマンエラーは業務につきものです。それを前提に仕組みを考えることも重要でしょう。とはいえ、どんな状況にも対応できる仕組みを考え、構築するにはコストがかかり過ぎます。

ということで、今後、何度かに分けて、ワインリストの一元管理を簡単・安全・安価に実現する現実的な方法を少しずつ考えていきたいと思います。